Thay đổi người đại diện theo pháp luật là một trong những thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp thường gặp. Việc thay đổi không chỉ liên quan đến thông tin đăng ký của doanh nghiệp mà còn tác động trực tiếp đến việc đại diện, quản lý, ký kết giao dịch và thực hiện quyền, nghĩa vụ của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần thực hiện đúng thẩm quyền, trình tự và thủ tục để hạn chế tranh chấp hoặc vướng mắc trong quá trình chuyển giao.

1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là ai?

Theo khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và thực hiện các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần, doanh nghiệp có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty phải quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý, quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật; trường hợp có nhiều người đại diện thì phải phân định quyền, nghĩa vụ của từng người.

Do đó, không thể chỉ căn cứ vào chức danh như Giám đốc, Tổng giám đốc, Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên để xác định người đại diện theo pháp luật. Chức danh và thẩm quyền của người đại diện phải được xác định trên cơ sở Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty.

Đáng lưu ý, theo khoản 3 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Trường hợp người đại diện duy nhất cư trú tại Việt Nam xuất cảnh khỏi Việt Nam thì phải thực hiện việc ủy quyền theo quy định của pháp luật.

2. Khi nào doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật?

Thông tin về người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần là một trong những nội dung được ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020. Vì vậy, khi thông tin này thay đổi, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi theo quy định.

Theo Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

Doanh nghiệp cần phân biệt giữa:

• Việc thông qua quyết định hoặc nghị quyết thay đổi người đại diện theo pháp luật theo đúng thẩm quyền nội bộ; và
• Việc đăng ký thay đổi với Cơ quan đăng ký kinh doanh để cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp.

Việc doanh nghiệp đã ban hành quyết định hoặc nghị quyết nội bộ không đồng nghĩa với việc thủ tục đăng ký thay đổi tại Cơ quan đăng ký kinh doanh đã hoàn tất.

3. Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật gồm những gì?

Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần, hồ sơ, thẩm quyền và trình tự đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật hiện được quy định tại Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 296/2026/NĐ-CP.

• Bước 1: Thông qua việc thay đổi người đại diện theo pháp luật. Doanh nghiệp trước hết phải xác định đúng cơ quan có thẩm quyền quyết định theo loại hình doanh nghiệp và Điều lệ công ty. Theo Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, đối với công ty TNHH một thành viên do chủ sở hữu quyết định; công ty TNHH hai thành viên trở lên do Hội đồng thành viên quyết định; công ty cổ phần do Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị quyết định tùy thuộc vào việc thay đổi có làm thay đổi nội dung Điều lệ hay không.
• Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thay đổi. Theo khoản 1 Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ gồm Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật và bản sao/bản chính nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi của chủ thể có thẩm quyền tương ứng.
•  Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký thay đổi. Doanh nghiệp gửi hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính (có thể nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp). Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.
•  Bước 4: Cập nhật thông tin sau khi thay đổi. Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký thay đổi, doanh nghiệp cần rà soát và cập nhật thông tin tại các hệ thống liên quan như tài khoản ngân hàng, chữ ký số, hồ sơ thuế, hợp đồng với đối tác và giấy phép chuyên ngành.

4. Những vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý khi thay đổi người đại diện theo pháp luật

• Thứ nhất, cần kiểm tra thẩm quyền trước khi ban hành quyết định: Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật phải được quyết định bởi đúng chủ thể có thẩm quyền theo Điều lệ công ty để tránh phát sinh tranh chấp nội bộ.
• Thứ hai, cần có phương án bàn giao giữa người đại diện cũ và mới: Cần lập biên bản bàn giao rõ ràng về tài liệu pháp lý, con dấu, tài khoản ngân hàng, chữ ký số và các tài sản liên quan để tránh tình trạng người cũ giữ tài sản hoặc gây trở ngại cho hoạt động vận hành.
• Thứ ba, việc thay đổi không làm chấm dứt nghĩa vụ của doanh nghiệp: Các quyền, nghĩa vụ đã phát sinh trước đó vẫn tiếp tục được duy trì. Người đại diện theo pháp luật phải thực hiện nhiệm vụ một cách trung thực, cẩn trọng nhằm bảo vệ tối đa lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020.

Thay đổi người đại diện theo pháp luật đòi hỏi sự đồng bộ từ khâu ra quyết định nội bộ, xác định đúng thẩm quyền, chuẩn bị hồ sơ pháp lý đến việc đăng ký với cơ quan nhà nước và bàn giao thực tế. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thông suốt.

Để biết thêm chi tiết, vui lòng liên hệ Công ty luật TNHH Huỳnh Nam.