Từ ngày 01/07/2026, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ, nhà hàng, khách sạn và nhiều mô hình kinh doanh trực tiếp đến người tiêu dùng cần đặc biệt lưu ý đến quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC đã có những quy định mới liên quan đến đối tượng sử dụng, thời điểm lập và quản lý hóa đơn điện tử.
Điểm đáng chú ý là vấn đề không chỉ nằm ở việc doanh nghiệp sử dụng loại hóa đơn nào. Với các mô hình có số lượng giao dịch lớn, dữ liệu từ điểm bán (POS), thanh toán, hóa đơn điện tử và kế toán cần được kiểm soát thống nhất để hạn chế sai sót và rủi ro khi giải trình.
1. Doanh nghiệp nào phải sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền?
Theo Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, việc xác định hình thức hóa đơn điện tử phải căn cứ vào đối tượng, lĩnh vực hoạt động và hình thức hóa đơn mà tổ chức, cá nhân kinh doanh đang sử dụng.
Đối với các tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng, một số lĩnh vực thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền gồm:
- Trung tâm thương mại;
- Siêu thị;
- Hoạt động bán lẻ, trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác;
- Nhà hàng, ăn uống;
- Vận tải hành khách và một số dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ;
- Dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, chiếu phim;
- Một số dịch vụ phục vụ cá nhân khác.
Tuy nhiên, không phải cứ bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng là doanh nghiệp phải đăng ký thêm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định trường hợp tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế theo quy định thì không bắt buộc phải đăng ký thêm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Vì vậy, khi xác định nghĩa vụ sử dụng hóa đơn, không nên chỉ nhìn vào việc doanh nghiệp có bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hay không. Ngành nghề, mô hình bán hàng và hình thức hóa đơn điện tử đang đăng ký đều là những yếu tố cần được xem xét.
2. Không lập hóa đơn hoặc lập hóa đơn không đúng thời điểm: Rủi ro là gì?
Tại các cửa hàng bán lẻ, nhà hàng hoặc điểm cung cấp dịch vụ trực tiếp cho khách hàng, một tình huống có thể xảy ra là nhân viên đã hoàn tất giao dịch trên POS nhưng hóa đơn chưa được lập ngay. Có trường hợp dữ liệu được tổng hợp và xử lý vào cuối ngày. Cách xử lý này có thể dẫn đến vi phạm nếu không phù hợp với thời điểm lập hóa đơn theo quy định.
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, nguyên tắc chung là khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua, trừ trường hợp pháp luật quy định không phải sử dụng hóa đơn điện tử. Đối với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo quy định áp dụng cho từng trường hợp.
Do đó, khách hàng không lấy hóa đơn không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp được phép gom các giao dịch và xuất hóa đơn vào cuối ngày. Thời điểm lập hóa đơn vẫn phải được xác định theo từng giao dịch và quy định tương ứng.
Về chế tài, hành vi không lập hóa đơn hoặc lập hóa đơn không đúng thời điểm thuộc nhóm hành vi có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn. Nghị định 310/2025/NĐ-CP đã sửa đổi mức phạt tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP; Nghị định 291/2026/NĐ-CP tiếp tục sửa đổi, bổ sung Nghị định 125/2020/NĐ-CP và là văn bản cần lưu ý khi xác định chế tài hiện hành. Đáng chú ý, Nghị định 291/2026/NĐ-CP cũng quy định cách xử lý trường hợp doanh nghiệp có nhiều hành vi không lập hóa đơn hoặc lập hóa đơn không đúng thời điểm trong cùng một vụ việc, theo hướng xác định một hành vi vi phạm với khung tiền phạt tương ứng với số lượng hóa đơn vi phạm.
Với doanh nghiệp có hàng trăm hoặc hàng nghìn giao dịch mỗi ngày, vì vậy, sai sót tại từng điểm bán không còn là vấn đề của một hóa đơn riêng lẻ. Nếu cùng một lỗi lặp lại trong quá trình vận hành, tổng số giao dịch vi phạm có thể làm gia tăng đáng kể rủi ro khi doanh nghiệp bị kiểm tra.
3. Chênh lệch giữa POS và hóa đơn có đồng nghĩa với trốn thuế?
Chênh lệch giữa POS và hóa đơn điện tử chưa thể mặc nhiên được xem là hành vi trốn thuế. Trong thực tế, số liệu giữa các hệ thống có thể không trùng khớp vì nhiều nguyên nhân như:
- Giao dịch bị hủy;
- Khách trả lại hàng;
- Hoàn tiền;
- Điều chỉnh giao dịch;
- Sai sót khi nhập dữ liệu;
- Lỗi đồng bộ giữa các phần mềm.
Điều quan trọng không chỉ là có chênh lệch, mà là chênh lệch đó xuất phát từ đâu và doanh nghiệp có dữ liệu, chứng từ phù hợp để giải trình hay không. Ngược lại, nếu doanh nghiệp thực tế đã bán hàng nhưng không lập hóa đơn, cố tình bỏ ngoài doanh thu hoặc ghi nhận dữ liệu không phản ánh đúng giao dịch phát sinh, rủi ro về thuế có thể phát sinh.
Nghị định 254/2026/NĐ-CP xác định dữ liệu hóa đơn, chứng từ điện tử là cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý thuế. Vì vậy, việc kiểm soát dữ liệu bán hàng không chỉ là vấn đề của bộ phận kế toán mà còn liên quan trực tiếp đến khả năng đối chiếu và giải trình doanh thu, nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.
4. Ba điểm doanh nghiệp cần kiểm soát
Thứ nhất, kiểm soát kết nối giữa POS và hệ thống hóa đơn
POS hoạt động bình thường không đồng nghĩa với việc quy trình lập hóa đơn đã được kiểm soát tốt. Điều quan trọng là dữ liệu từ giao dịch thực tế có được ghi nhận đầy đủ, chính xác và chuyển sang hệ thống hóa đơn hay không. Với doanh nghiệp có nhiều cửa hàng, việc đồng bộ dữ liệu giữa các điểm bán cũng cần được kiểm soát để tránh tình trạng mỗi hệ thống ghi nhận một cách khác nhau. Đồng thời, cần xác định rõ hệ thống xử lý và lưu lại lịch sử đối với các trường hợp:
- Hủy giao dịch;
- Hoàn tiền;
- Khách trả lại hàng;
- Điều chỉnh giao dịch;
- Điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.
Thứ hai, thống nhất cách xử lý tại điểm bán
Sai sót về hóa đơn không phải lúc nào cũng xuất phát từ phần mềm. Nhiều trường hợp bắt nguồn từ cách nhân viên xử lý giao dịch tại thời điểm bán hàng. Vì vậy, quy trình nội bộ nên quy định rõ cách xử lý đối với những tình huống thường gặp như hủy giao dịch, trả hàng, hoàn tiền, điều chỉnh hóa đơn hoặc trường hợp khách hàng không nhận hóa đơn.
Cách xử lý cần được thống nhất từ thu ngân, quản lý cửa hàng đến bộ phận kế toán. Nếu mỗi điểm bán áp dụng một cách khác nhau, dữ liệu rất dễ bị lệch và việc xác định nguyên nhân khi phát sinh vấn đề sẽ khó khăn hơn.
Thứ ba, đối soát dữ liệu định kỳ
Đối chiếu định kỳ là bước giúp doanh nghiệp phát hiện sớm những giao dịch bất thường thay vì để chênh lệch kéo dài đến cuối kỳ. Việc xử lý ngay từ thời điểm phát sinh sẽ thuận lợi hơn nhiều so với việc chờ đến khi có yêu cầu kiểm tra mới rà soát lại các giao dịch đã phát sinh từ lâu.
Có thể thực hiện đối chiếu theo chuỗi: POS → giao dịch thanh toán → hóa đơn điện tử → sổ kế toán.
Khi phát hiện chênh lệch, cần xác định:
- Chênh lệch phát sinh từ giao dịch nào;
- Nguyên nhân là gì;
- Đã được xử lý hay chưa;
- Có dữ liệu hoặc chứng từ phù hợp để giải trình hay không.
5. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?
Nếu đang bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng, việc đầu tiên không nhất thiết là thay ngay hệ thống POS hoặc phần mềm hóa đơn. Quan trọng hơn là xác định đúng nghĩa vụ sử dụng hóa đơn và mức độ đáp ứng của hệ thống hiện tại.
Để hạn chế rủi ro khi áp dụng, doanh nghiệp nên thực hiện 4 công việc sau đây:
- Rà soát nghĩa vụ sử dụng hóa đơn: Kiểm tra ngành nghề, mô hình bán hàng, đối tượng khách hàng và hình thức hóa đơn điện tử đang đăng ký. Việc bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng không phải là căn cứ duy nhất để xác định nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
- Kiểm tra hệ thống POS và hóa đơn: Rà soát cách dữ liệu bán hàng được ghi nhận, truyền và lưu trữ; đặc biệt là lịch sử xử lý khi giao dịch bị hủy, hoàn tiền hoặc điều chỉnh.
- Chuẩn hóa quy trình tại cửa hàng: Thống nhất trách nhiệm của nhân viên thu ngân, quản lý cửa hàng và bộ phận kế toán trong việc lập, điều chỉnh và xử lý hóa đơn. Những giao dịch đặc biệt như hủy, trả hàng hoặc hoàn tiền cần có hướng dẫn cụ thể để các điểm bán thực hiện thống nhất.
- Thiết lập cơ chế đối soát: Thực hiện đối chiếu định kỳ giữa dữ liệu bán hàng, thanh toán, hóa đơn điện tử và kế toán. Những khoản chênh lệch cần được xác định nguyên nhân và xử lý ngay khi phát sinh.
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không đơn thuần là câu chuyện thay đổi phần mềm bán hàng. Đối với doanh nghiệp bán lẻ, nhà hàng, khách sạn và các mô hình có số lượng giao dịch lớn, vấn đề quan trọng hơn nằm ở cách dữ liệu được ghi nhận, truyền tải, kiểm soát và giải trình.
Một hệ thống bán hàng có thể vận hành ổn định nhưng vẫn tiềm ẩn rủi ro nếu dữ liệu giao dịch không được phản ánh đầy đủ trên hóa đơn hoặc không thể giải thích khi có chênh lệch. Vì vậy, việc rà soát nghĩa vụ sử dụng hóa đơn, chuẩn hóa quy trình tại điểm bán và thiết lập cơ chế đối soát dữ liệu nên được thực hiện ngay trong quá trình chuẩn bị và vận hành hệ thống.
Để biết thêm chi tiết, vui lòng liên hệ Công ty luật TNHH Huỳnh Nam.