Quy định về hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của Công ty Cổ phần theo Luật doanh nghiệp sửa đổi năm 2025, Nghị định 168/2025/NĐ-CP và Thông tư 68/2025/NĐ-CP mới nhất.

1. Thành phần hồ sơ

Sau khi tiến hành sáp nhập vào ngày 01/7/2025, nhiều văn bản pháp luật mới đã được ban hành thay thế cho các quy định trước đây, đặc biệt là trong lĩnh vực doanh nghiệp có nhiều điểm đổi mới đáng chú ý. Một trong những nội dung được quan tâm là thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của Công ty Cổ phần. Một số điểm cần lưu ý khi thực hiện thủ tục này như thành phần hồ sơ có sự thay đổi, cụ thể:

• Bỏ bản sao Bên bản họp Hội đồng quản trị/Đại hội đồng cổ đông；
• Bỏ Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật mới do hiện nay thông tin cá nhân đã được tích hợp trên hệ thống Cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư.

Vậy, sau sáp nhập ngày 1/7/2025, thành phần hồ sơ thay đổi như sau: Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định về hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty Cổ phần bao gồm:

– Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật;

– Bản sao hoặc bản chính nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty hoặc của Hội đồng quản trị trong trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty ngoài nội dung thông tin cá nhân và chữ ký của người đại diện theo pháp luật quy định tại Điều 24 Luật Doanh nghiệp.

– Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả nếu không phải là người đại diện theo pháp luật.

 

2. Hướng dẫn cách điền Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật

– Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật là Mẫu số 13 Phụ lục I Thông tư 68/2025/TT-BTC. (Mẫu này dùng trong trường hợp thay đổi từ người đại diện theo pháp luật này sang người đại diện theo pháp luật khác. Trường hợp thay đổi thông tin của người đại diện theo pháp luật hiện có mà không thay đổi người đại diện theo pháp luật thì thực hiện bổ sung, cập nhật thông tin tại Mục B của Mẫu số 12 Phụ lục I Thông tư 68/2025/TT-BTC)

– Hướng dẫn cách điền như sau:

Tại mục (2) Người đại diện theo pháp luật sau khi thay đổi: Ghi thông tin của tất cả người đại diện theo pháp luật trong trường hợp sau khi thay đổi công ty có nhiều hơn 01 người đại diện theo pháp luật.

Tại mục (3) Người ký xác nhận: Chủ tịch Hội đồng quản trị ký trực tiếp vào phần này.

– Trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật thì người ký giấy đề nghị là Chủ tịch Hội đồng quản trị mới được bầu.

– Trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị vắng mặt hoặc không thể thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình thì người ký giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật là người được Chủ tịch Hội đồng quản trị ủy quyền. Trường hợp không có thành viên được ủy quyền hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị chết, mất tích, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì người ký giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật là người được bầu tạm thời làm Chủ tịch Hội đồng quản trị theo quy định tại khoản 4 Điều 56, khoản 3 Điều 80 và khoản 4 Điều 156 Luật Doanh nghiệp;

– Trường hợp doanh nghiệp đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật đồng thời với đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp, hiệu đính thông tin đăng ký doanh nghiệp, thì người có thẩm quyền ký giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật, giấy đề nghị, thông báo thay đổi nội dung khác trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp là cá nhân quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

* Lưu ý: Khi thực hiện thay đổi người đại diện theo pháp luật của Công ty Cổ phần, các doanh nghiệp lưu ý đồng thời cập nhật thông tin về địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính sau sáp nhập ngày 01/7/2025. Hướng dẫn chi tiết tại: Hướng dẫn cập nhật địa chỉ trụ sở Doanh nghiệp sau sáp nhập địa giới hành chính

Để biết thêm chi tiết, vui lòng liên hệ Công ty luật TNHH Huỳnh Nam.