Việt Nam đã hoàn tất các thủ tục quan trọng ban đầu để gia nhập Công ước La Hay năm 1961 về miễn hợp pháp hóa giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille), đánh dấu bước tiến trong cải cách hành chính và hội nhập quốc tế. Từ ngày 11/09/2026, Công ước có hiệu lực giữa Việt Nam và các quốc gia thành viên không phản đối việc gia nhập của Việt Nam theo Điều 12.

Công ước Apostille là một trong những điều ước quốc tế thành công nhất của Hội nghị La Hay về Tư pháp quốc tế, nhằm đơn giản hóa việc sử dụng giấy tờ công giữa các quốc gia. Thay vì quy trình hợp pháp hóa lãnh sự nhiều bước, giấy tờ chỉ cần được cấp một chứng nhận duy nhất (Apostille) bởi cơ quan có thẩm quyền của quốc gia cấp giấy tờ để được công nhận tại các quốc gia thành viên khác.

1. Các loại giấy tờ trong phạm vi Công ước

1.1. Giấy tờ được miễn hợp pháp hóa

a) Điều kiện chung: là “giấy tờ công”

          Công ước chỉ áp dụng đối với giấy tờ công được ban hành trên lãnh thổ của một nước ký kết nhưng được thi hành trên lãnh thổ của một nước ký kết khác.

Công ước chỉ áp dụng với giấy tờ công, hiểu theo nghĩa rộng, bao gồm giấy tờ do cơ quan nhà nước hoặc người thực hiện thẩm quyền công vụ cấp hoặc chứng nhận. Giấy tờ do cá nhân lập (giấy tờ tư) không thuộc phạm vi này.

* Lưu ý: Việc xác định một giấy tờ có phải là giấy tờ công hay không do pháp luật quốc gia cấp giấy tờ quyết định.

* Nguyên tắc nhận diện đơn giản: Nếu trước đây giấy tờ đó phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự khi sử dụng ở nước ngoài, thì thông thường đó là giấy tờ công thuộc phạm vi áp dụng của Công ước.

b) Các nhóm giấy tờ tiêu biểu

Công ước Apostille không thể liệt kê đầy đủ tất cả các loại giấy tờ công, nên danh sách tại Điều 1 chỉ mang tính định hướng, không phải danh sách đóng. Danh sách bao gồm các giấy tờ sau:

(i) Giấy tờ được ban hành bởi cơ quan hoặc người có thẩm quyền có liên quan đến tòa án hoặc cơ quan tài phán quốc gia, bao gồm các giấy tờ được công tố viên, thư ký tòa án hoặc thừa phát lại ban hành. Thẩm quyền cấp do pháp luật từng quốc gia quy định.

(ii) Giấy tờ hành chính: Mặc dù có khác biệt giữa các Quốc gia nhưng giấy tờ hành chính thường bao gồm: Giấy khai sinh, chứng tử, đăng ký kết hôn; trích lục từ các hồ sơ đăng ký chính thức (ví dụ đăng ký doanh nghiệp, đăng ký tài sản, đăng ký sở hữu trí tuệ, đăng ký dân cư); Cấp bản quyền sáng chế hoặc các quyền sở hữu trí tuệ khác; cấp chứng chỉ; chứng nhận y khoa và sức khỏe; lý lịch tư pháp…

(iii) Giấy tờ công chứng: do công chứng viên lập hoặc chứng nhận, có chữ ký và con dấu hợp lệ.

(iv) Các xác nhận chính thức trên văn bản được ký bởi những người trên cơ sở thẩm quyền riêng của họ, như những xác nhận chính thức ghi nhận việc đăng ký của một giấy tờ hoặc xác nhận sự thật rằng giấy tờ đó tồn tại từ một ngày nhất định và được công chứng viên có thẩm quyền ký.

* Lưu ý: Do danh sách chỉ mang tính định hướng, một giấy tờ vẫn có thể thuộc phạm vi Công ước nếu được coi là giấy tờ công theo pháp luật của quốc gia nơi cấp, dù không nằm trong danh sách này.

1.2. Giấy tờ không được miễn hợp pháp hóa

Công ước Apostille không áp dụng đối với một số loại giấy tờ nhất định. Danh sách bao gồm các giấy tờ sau:

(i) Giấy tờ do cơ quan ngoại giao hoặc cơ quan lãnh sự cấp: Do được coi là giấy tờ của nước cử, việc yêu cầu Apostille sẽ làm phát sinh thủ tục phức tạp (phải gửi về quốc gia đó để chứng nhận), trái với mục tiêu đơn giản hóa.

(ii) Giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến thương mại hoặc hải quan: Các giấy tờ này thường đã có cơ chế đơn giản hóa riêng hoặc không yêu cầu hợp pháp hóa, nên không thuộc phạm vi Công ước.

* Lưu ý: Theo khuyến nghị của Hội nghị La Hay, phạm vi giấy tờ loại trừ này nên được hiểu theo hướng hạn chế nhất có thể, nhằm tạo thuận lợi tối đa cho việc áp dụng Công ước.

2. Về việc chấp nhận Apostille

Các quốc gia thành viên có nghĩa vụ công nhận Apostille hợp lệ do quốc gia thành viên khác cấp, nhưng chỉ khi Công ước có hiệu lực giữa hai bên. Sổ tay Apostille của Hội nghị La Hay về tư pháp quốc tế (HCCH) đưa ra hướng dẫn về một số lý do để các quốc gia có thể không chấp nhận Apostille như sau:

          (i) Giấy tờ bị loại trừ khỏi phạm vi Công ước: Apostille có thể không được chấp nhận nếu được cấp cho giấy tờ thuộc trường hợp bị loại trừ theo Điều 1. Tuy nhiên, do phạm vi loại trừ được hiểu theo nghĩa hẹp và có thể khác nhau giữa các quốc gia, cơ quan tiếp nhận thường được khuyến khích tôn trọng cách xác định của cơ quan đã cấp Apostille, và trong một số trường hợp vẫn có thể chấp nhận.

          (ii) Quốc gia cấp không phải thành viên Công ước: Apostille sẽ không được chấp nhận nếu được cấp bởi quốc gia không phải là thành viên Công ước, vì khi đó không có cơ sở pháp lý để công nhận theo Công ước.

          (iii) Giấy tờ không phải giấy tờ công của quốc gia cấp Apostille: Apostille có thể không được chấp nhận nếu được cấp cho giấy tờ không phải là giấy tờ công của chính quốc gia cấp Apostille, vì cơ quan có thẩm quyền của một nước không được cấp Apostille cho giấy tờ nước ngoài.

          (iv) Apostille không do cơ quan có thẩm quyền cấp: Apostille có thể không được chấp nhận nếu không do cơ quan có thẩm quyền cấp tại thời điểm cấp.

          (v) Cơ quan cấp không có thẩm quyền với loại giấy tờ đó: Apostille có thể không được chấp nhận nếu cơ quan cấp không có thẩm quyền đối với loại giấy tờ cụ thể, dù có thẩm quyền cấp Apostille nói chung.

          (vi) Không có đủ 10 mục thông tin tiêu chuẩn: Apostille có thể không được chấp nhận nếu không có đủ 10 mục thông tin tiêu chuẩn theo quy định. Tuy nhiên, việc có thêm thông tin ngoài 10 mục này không phải là lý do để từ chối, nếu Apostille được cấp hợp lệ.

          (vii) Apostille bị tách khỏi giấy tờ: Apostille sẽ không được chấp nhận nếu không được gắn kèm hoặc đã bị tách khỏi giấy tờ liên quan.

          (viii) Apostille giả mạo hoặc bị chỉnh sửa: Apostille sẽ không được chấp nhận nếu bị giả mạo hoặc có dấu hiệu bị chỉnh sửa; trong trường hợp nghi ngờ, có thể kiểm tra lại với cơ quan đã cấp.

Để biết thêm chi tiết, vui lòng liên hệ Công ty luật TNHH Huỳnh Nam.