Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội và người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, có hiệu lực từ ngày 10/9/2026 và thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
Đối với doanh nghiệp, các quy định mới về bảo hiểm xã hội (BHXH) đặt ra yêu cầu kiểm soát chặt hơn cả việc thực hiện nghĩa vụ đóng và việc xác định đầy đủ người lao động thuộc diện tham gia. Hai nhóm rủi ro này cần được tách biệt để doanh nghiệp có cơ sở rà soát và xử lý phù hợp.
1. Chậm đóng BHXH: Mức phạt và nghĩa vụ tài chính
Khoản 3 Điều 43 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định phạt tiền từ 12% đến 15% tổng số tiền chậm đóng BHXH bắt buộc tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính, nhưng tối đa không quá 75 triệu đồng đối với mức phạt áp dụng cho cá nhân. Mức phạt được tính trên số tiền chậm đóng, thay vì một mức tiền cố định. Vì vậy, số tiền BHXH chậm đóng càng lớn thì khoản tiền phạt càng đáng kể, trong phạm vi mức tối đa mà Nghị định quy định.
Theo điểm b khoản 4 Điều 43, việc xử phạt không làm thay thế nghĩa vụ đóng BHXH của doanh nghiệp. Người sử dụng lao động vẫn bị buộc đóng đủ số tiền BHXH bắt buộc chậm đóng và nộp số tiền bằng 0,03%/ngày, tính trên số tiền BHXH bắt buộc chậm đóng và số ngày chậm đóng. Như vậy, tổng nghĩa vụ tài chính phát sinh không chỉ bao gồm tiền phạt mà còn có số tiền BHXH chưa đóng và khoản tiền tính theo thời gian chậm đóng. Thời gian chậm đóng càng kéo dài, khoản tiền phát sinh này càng tăng.
Vì vậy, khi rà soát nghĩa vụ BHXH, doanh nghiệp cần xác định đầy đủ số tiền phải đóng, số tiền đã thực đóng và thời hạn đóng của từng kỳ. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp có thể xác định chính xác số tiền chậm đóng, số ngày chậm đóng và ước tính tổng nghĩa vụ tài chính có thể phát sinh nếu vi phạm bị xử lý.
Việc đối chiếu này cũng giúp doanh nghiệp chủ động xử lý các khoản còn thiếu và hạn chế tình trạng nghĩa vụ BHXH tiếp tục phát sinh trong thời gian chờ khắc phục.
2. Đăng ký BHXH: Tránh bỏ sót người lao động thuộc diện tham gia
Một vấn đề khác nằm ở chính bước đầu tiên của quá trình thực hiện nghĩa vụ BHXH: xác định và đăng ký đầy đủ người lao động thuộc diện tham gia.
Khoản 2 Điều 43 Nghị định 283/2026/NĐ-CP xử phạt người sử dụng lao động có hành vi không đăng ký hoặc đăng ký không đầy đủ số người phải tham gia BHXH bắt buộc. Mức phạt được xác định theo số lượng người lao động bị bỏ sót, từ 5 triệu đồng đến 75 triệu đồng đối với mức phạt áp dụng cho cá nhân. Điểm cần lưu ý là rủi ro này có thể phát sinh ngay cả khi doanh nghiệp vẫn thực hiện đóng BHXH cho phần lớn người lao động. Chỉ cần một số lao động thuộc diện tham gia nhưng chưa được đăng ký hoặc đăng ký chưa đầy đủ, doanh nghiệp đã có thể phát sinh vi phạm tương ứng.
Các trường hợp này dễ xuất hiện khi doanh nghiệp tuyển dụng mới, ký lại hoặc thay đổi loại hợp đồng lao động, điều chuyển nhân sự hoặc cập nhật thông tin giữa bộ phận nhân sự và bộ phận phụ trách BHXH không kịp thời. Nếu chỉ kiểm tra tổng số tiền BHXH đã đóng mà không đối chiếu với danh sách lao động thực tế, doanh nghiệp có thể bỏ sót vi phạm này.
Do đó, việc rà soát nên được thực hiện theo hướng đối chiếu danh sách người lao động thực tế – hồ sơ, hợp đồng lao động – dữ liệu đăng ký BHXH. Trọng tâm là xác định người nào thuộc diện tham gia, thời điểm phát sinh nghĩa vụ và tình trạng đăng ký tương ứng. Cách rà soát này giúp doanh nghiệp phát hiện sớm trường hợp chưa đăng ký hoặc đăng ký chưa đầy đủ, đồng thời hạn chế việc sai lệch dữ liệu nhân sự kéo dài qua nhiều kỳ.
Lưu ý về mức phạt: Khoản 1 Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân, trừ trường hợp Nghị định có quy định khác. Do đó, khi đánh giá rủi ro đối với doanh nghiệp, cần quy đổi mức phạt theo đúng tư cách của chủ thể vi phạm.
Để biết thêm chi tiết, vui lòng liên hệ Công ty luật TNHH Huỳnh Nam.