Diễn đàn xây dựng thương hiệu văn phòng công chứng uy tin: Góc nhìn từ các luật gia, trưởng VPCC và doanh nhân

Diễn đàn xây dựng thương hiệu văn phòng công chứng uy tin: Góc nhìn từ các luật gia, trưởng VPCC và doanh nhân
Thứ Hai, 21/05/2012 10:53

http://phaply.net.vn/dien-dan-luat-gia/dien-dan-xay-dung-thuong-hieu-van-phong-cong-chung-uy-tin-goc-nhin-tu-cac-luat-gia-truong-vpcc-va-doanh-nghiepky-2.html

Xây dựng thương hiệu Văn phòng Công chứng (VPCC) uy tín là mục tiêu phấn đấu của tất cả các VPCC hiện nay. Một VPCC được đánh giá là uy tín sẽ mang lại hiệu quả hoạt động và lợi ích kinh tế cho các VPCC. Tuy nhiên, làm thế nào để trở thành một VPCC uy tín? Câu hỏi này luôn là mối quan tâm của lãnh đạo các VPCC. Tạp chí Pháp lý kỳ này tiếp tục đăng tải ý kiến của các nhà quản lý, Luật gia, Luật sư, Doanh nhân và trưởng các VPCC để làm rõ hơn về tiêu chí để trở thành một VPCC uy tín.

 

LUẬT SƯ HUỲNH PHƯƠNG NAM – TRƯỞNG VPLS HUỲNH NAM
Có nhiều yếu tố hội tụ nên uy tín của một VPCC như: Yếu tố con người (Công chứng viên), hệ thống tổ chức, trụ sở và trang thiết bị… Tuy nhiên, yếu tố con người là quan trọng nhất vì con người chính là trung tâm của mọi hoạt động xã hội. Do đó, Công chứng viên của Văn phòng Công chứng phải đáp ứng các yêu cầu tối thiểu như:

Về trình độ, kiến thức của cá nhân CCV: Đã có nhiều quan điểm khác nhau của chính các CCV khi được phỏng vấn về vấn đề này. Sự khác nhau của họ chủ yếu là vấn đề nhận thức pháp luật đối với cùng một yêu cầu công chứng. VD: Bố mẹ cho con nhà ở nhưng với điều kiện bố mẹ được ở đó cho đến hết đời. Một CCV cho rằng phải từ chối công chứng vì giao dịch đó làm vô hiệu hóa quyền sở hữu của người được cho. Khác với quan điểm này, một CCV khác lại cho rằng BLDS có quy định về Hợp đồng cho tặng có điều kiện nên việc công chứng là hoàn toàn phù hợp quy định pháp luật.

Như vậy, nếu nhận thức pháp luật chưa đầy đủ hoặc sai lầm thì có thể dẫn đến việc từ chối công chứng không đúng pháp luật hoặc công chứng những giao dịch trái pháp luật, mà một số trường hợp hậu quả của nó là rất lớn cho cả người tham gia giao dịch, các cơ quan liên quan và trách nhiệm liên đới của CCV.

Về khả năng, kỹ năng chuyên môn của CCV: Kiểm tra tính hợp pháp của tài liệu liên quan đến yêu cầu công chứng về hình thức, nội dung. Có nhận biết được tính hợp pháp, thật hay giả của tài liệu, đối tượng tài sản… có hiểu được nội dung của yêu cầu giao dịch hay không?

Về sự tận tâm và trách nhiệm trong công việc của CCV: Hiện nay, thực tế nhiều VPCC do thiếu CCV (chỉ có 1 người hoặc phải thuê CCV để có điều kiện hoạt động) nên thường cử nhân viên VP (không phải CCV) đi chứng kiến các giao dịch ngoài trụ sở rồi đưa về để CCV ở trụ sở ký. Nếu nhân viên không có kỹ năng hoặc cẩu thả có thể để cho người không đúng tên trong giấy tờ giao dịch ký vào, hoặc có trường hợp văn bản giao dịch thì ghi địa điểm ở ngoài trụ sở nhưng trong văn bản lời chứng của CCV lại ghi được lập tại trụ sở VPCC. Điều này tiềm ẩn nhiều rủi do đối với giao dịch công chứng và có thể dẫn đến những hậu quả đáng tiếc trong tương lai.

Ngoài ra, còn nhiều yêu cầu khác nữa mà người CCV cần phải có để tạo uy tín của mình cũng như cho uy tín chung của một VPCC.

Bên cạnh yếu tố về con người thì còn một số yếu tố khác để tạo nên uy tín của VPCC như trình độ tổ chức của Trưởng VPCC, cơ sở vật chất của VPCC, chế độ thu lệ phí và thù lao một cách rõ ràng, có mối quan hệ chặt chẽ với các tổ chức, cơ quan nhà nước nhằm kịp thời cung cấp thông tin, giảm thiểu tối đa các sai phạm có thể sảy ra…

LUẬT SƯ VŨ TRƯỜNG HÙNG – GIÁM ĐỐC CÔNG TY LUẬT BÌNH MINH

Thứ nhất: theo tôi, trước tiên và quan trọng nhất là tính pháp lý của văn bản công chứng phải được bảo đảm an toàn tuyệt đối bởi lẽ bản chất của hoạt động công chứng là chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của các hợp đồng giao dịch. Muốn có được điều này thì trước hết Công chứng viên phải là người được đào tạo bài bản, có trình độ nghiệp vụ vững vàng, thận trọng, tận tâm trong khi hành nghề, am hiểu sâu, rộng nhiều lĩnh vực pháp luật liên quan đến hoạt động công chứng. Đồng thời bộ máy nhân sự trợ giúp cho Công chứng viên cũng cần phải được đào tạo bài bản có kiến thức sâu, rộng trong nhiều lĩnh vực pháp luật và một số lĩnh vực khác như tin học, kế toán, tài chính…

Thứ hai: thái độ phục vụ và cung cấp dịch vụ của công chứng viên, cán bộ, nhân viên trong VPCC phải nhiệt tình, chu đáo, tôn trọng khách hàng. Tư vấn cho khách hàng cẩn thận, tỉ mỉ, rõ ràng để tránh tình trạng khách hàng phải đi lại bổ sung hồ sơ nhiều lần

Thủ tục công chứng phải nhanh gọn, không rườm rà tuy nhiên vẫn phải đảm bảo sự chặt chẽ và đúng các quy định của pháp luật.

Một vấn đề quan trọng nữa là mặc dù các giao dịch đã được kiểm soát chặt chẽ tuy nhiên không một công chứng viên nào có thể chắc chắn rằng là mình có thể kiểm soát được tất cả các giao dịch do mình ký là không có sai sót. Thế cho nên, việc một VPCC mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp để tránh rủi ro cho khách hàng, đồng thời cũng làm cho khách hàng yên tâm hơn khi sử dụng dịch vụ công chứng tại văn phòng của mình là cần thiết. Trên thực tế kể từ khi loại hình Văn phòng công chứng tư nhân đi vào hoạt động đã có một số trường hợp sai sót nghiêm trọng dẫn đến rủi ro cho khách hàng.

Ngoài ra, các tiêu chí khác như: cơ sở vật chất, trụ sở văn phòng cũng là một trong các yếu tố để tạo nên uy tín cho một VPCC.

BÀ TRẦN NGUYỆT NGA – GĐ SÀN GIAO DỊCH BĐS FLC
Nhu cầu của xã hội nói chung, đặc biệt là các sàn giao dịch BĐS nói riêng có khá nhiều hoạt động liên quan đến VPCC do vậy dưới góc nhìn của môt khách hàng, theo tôi một VPCC uy tín cần hội tụ các yếu tố như: Giá trị pháp lý của văn bản công chứng, thái độ phục vụ của Công chứng viên, lệ phí công chứng và cơ sở vật chất của VPCC. Cụ thể như:

Về Giá trị Pháp lý của văn bản: Văn bản công chứng phải được thực hiện đúng luật và có giá trị pháp lý cao. Văn bản sau khi được công chứng không gặp phải bất cứ trở ngại nào khi khách hàng mang đi giao dịch.

Cơ sở vật chất: Cơ sở vật chất bao gồm trụ sở văn phòng làm việc, các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của văn phòng như máy in, máy photocopy… Một VPCC có trụ sở khang trang, đủ rộng rãi cho khách hàng ngồi chờ khi giao dịch và có hệ thống trang thiết bị hiện đại sẽ tạo tâm lý yên tâm và thỏa mái khi tham gia giao dịch tại VPCC.

Thái độ và chất lượng phục vụ: Trong khi giao dịch với khách hàng, CCV và nhân viên trong văn phòng phải biết lắng nghe và tôn trọng khách hàng. Phải giải thích cho khách hàng biết được quyền lợi và nghĩa vụ của các bên khi tham gia công chứng.

Chế độ thu phí và lệ phí: Thu phí và lệ phí đối với khách hàng tham gia công chứng phải được thực hiện công khai, rõ ràng và đúng luật. Công chứng viên hoặc nhân viên trong VPCC không được lợi dụng sự thiếu hiểu biết của khách hàng để trục lợi cá nhân.

Một VPCC đảm bảo các yếu tố trên sẽ được khách hàng tin tưởng và qua đó uy tín của VPCC sẽ được củng cố và nâng cao.

Dự thảo “Tiêu chí đánh giá Văn phòng Công chứng Uy tín”

Tuân thủ pháp luật
– Công chứng đảm bảo các quy định của pháp luật
– Công chứng đảm bảo an toàn pháp lý
– Chấp hành đầy đủ nghĩa vụ thuế, tài chính với nhà nước

Chất lượng phục vụ
– Trung thực, tạo sự tín nhiệm đối với khách hàng
– Phong cách phục vụ văn minh,
– Thuyết minh Hệ thống quản lý chất lượng (nếu có), hệ thống quản lý thông tin
– Tín nhiệm của khách hàng thông qua số lượt công chứng lớn, doanh thu cao

Quy mổ tổ chức, chiến lược phát triển
– Số lượng văn phòng, chi nhánh
– Chính sách khuyến khích và phát triển nhân tài trong cơ quan
– Có nhiều sáng tạo trong quản lý và việc làm
– Thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội đối với người lao động
– Những định hướng cụ thể cho mục tiêu phát triển bền vững

Trách nhiệm với xã hội
– Tham gia các hoạt động từ thiện xã hội

Thành tích đã đạt được
– Thành tích khen thưởng của nhà nước, thành tích khen thưởng của các tổ chức trong và ngoài nước trao tặng (nếu có)

* Lưu ý: Mọi ý kiến đóng góp xin gửi về địa chỉ email của Tòa soạn Tạp chí Pháp lý: toasoan@phaply.net.vn

TRẦN LONG – PHẠM HUẾ (thực hiện)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *